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« Ekkosprint », le Design Sprint version Ekkofin

SOMMAIRE

Le Design Sprint : qu’est-ce que c’est ?


Design Sprint ou Brainstorming : quelles différences ?


En présentiel ou en distanciel ?


Application chez Ekkofin


L’« Ekkosprint » en pratique


Conclusion


Le Design Sprint, qu'est-ce que c'est ?

Le Design Sprint est un processus créatif développé par Google Ventures entre 2010 et 2016 et qui a véritablement vu le jour dans le cadre de l’élaboration de l’application Google Hangouts (aujourd’hui Google Meet). En 5 jours, il permet d'identifier des solutions innovantes à des problématiques complexes, de créer un prototype et de le tester avec un panel de quelques utilisateurs.


Les grands principes d'un Sprint


1) Un seul objectif poursuivi tout au long du processus.

2) Travail collaboratif en intelligence collective.

3) Processus très structuré.

4) Organisation du temps stricte sur maximum 5 jours.

5) Test final réalisé avec de vrais utilisateurs.


Les avantages du Design Sprint


Le Design Sprint réduit les risques liés à un lancement de nouveau produit et accélère le processus de création de nouveaux produits ou services. Il permet également d'impliquer les collaborateurs clés dans le processus créatif.


Pourquoi Sprint ?


Le mot sprint est directement lié à la méthodologie de développement agile en informatique. Les cycles de développement courts y sont ainsi nommés « Sprints ». L'objectif étant de pouvoir modifier le produit en cours de création afin de mieux répondre aux besoins des utilisateurs.

 

Concrètement comment ça marche ?

Processus très structuré et organisé sur 5 jours. Chaque jour a un objectif bien précis et une série d’activités très cadrées étant donné le temps réduit.


Lundi

Compréhension du métier et choix d’un objectif de sprint


Mardi

Esquisse de solutions concurrentes


Mercredi

Choix de la meilleure solution à tester

Jeudi

Réalisation d’un prototype réaliste


Vendredi

Test de ce prototype auprès des clients cibles


Qui utilise le Design Sprint ?

Principalement le monde des start-ups et les entreprises faisant partie du monde digital et/ou technologique. De plus en plus d'entreprises de secteurs matures utilisent ce processus de décision agile dans le cadre de projets stratégiques et de digitalisation.

 

Design Sprint ou Brainstorming : Quelles différences ?

Ce processus de prise de décision basé sur l’intelligence collective diffère du brainstorming « classique » pour trois raisons principales :


Une réflexion individuelle

Là où les idées foisonnent et fusent dans une certaine forme d’anarchie entre les participants dans le cadre d’un brainstorming, le sprint privilégie la génération d'un maximum d'idées individuelles qui seront filtrées grâce à l'intelligence collective du groupe. Ainsi, chaque idée naissant dans l’esprit des participants au sprint est étudiée et développée en profondeur individuellement et dans le calme, ce qui a pour effet d’améliorer considérablement la qualité des solutions proposées par les participants à la problématique rencontrée.


Une critique objective

Le fait que le brainstorming donne lieu à des discussions ouvertes et au partage d’idées « dans l’émotion » pousse naturellement les participants à accorder plus de crédit aux idées venant des plus fortes personnalités au détriment de certains participants plus introvertis. Cela constitue une limite du brainstorming par rapport au Design Sprint où les idées et solutions proposées par les participants du sprint sont présentées et jugées de manière anonyme. Cela a donc pour avantage de critiquer les idées des participants sur base de critères objectifs pour ne conserver que les meilleures d’entre elles.


Un processus de décision clair

L’effet de groupe a un impact néfaste sur la qualité des décisions prises. Il peut générer de longs débats parfois tendus et/ou stériles. Même dans une atmosphère collaborative, le risque est de converger vers une solution de « compromis » qui s'apparente plus à une fusion de toutes les idées formulées, manquant ainsi de focus. Le sprint résout cette problématique en proposant un processus décisionnel clair basé sur des votes. Chaque participant a l'occasion de voter pour la ou les solutions qu'il pense les plus pertinentes pour atteindre l'objectif établi. Le « décideur » désigné du sprint (souvent le CEO ou chef de projet) bénéficie de "super votes" qui lui permettent de trancher entre plusieurs solutions qui seraient en concurrence.

 
En présentiel ou en distanciel ?

Paradoxalement, bien que le design sprint fasse appel à l’intelligence collective, la présence physique de tous les participants n’est pas indispensable étant donné qu’il s’agit d’un processus très structuré et que les participants élaborent individuellement leurs idées/solutions avant de les partager avec l’équipe.


Les deux modes de fonctionnement présentent leurs avantages et leurs inconvénients.

EN PRESENTIEL

EN DISTANCIEL

​En présentiel, la communication est plus fluide et naturelle et les supports de communication dits « classiques » (posts-its, blocs-notes, tableau blanc, marqueurs, bics, …) demeurent privilégiés par les participants étant donné leur utilisation plus intuitive. L’inconvénient principal du design sprint en présentiel réside dans la tendance à la dissipation des participants, l’effet de groupe étant plus propice aux débats souvent peu profitables à l’efficacité du processus.

En distanciel, les participants ont plus facilement tendance à s’auto-discipliner et à prendre la parole uniquement lorsque c’est nécessaire. Les supports de communication sont moins intuitifs mais il existe des outils digitaux très adaptés qui permettent au « facilitateur » qui dirige le sprint de structurer le processus et aux participants d’interagir avec le groupe via un tableau blanc interactif.

Certaines problématiques sont plus propices à un travail en présentiel comme lorsqu'il s'agit d'améliorer un processus industriel ou logistique et où la visite des lieux permet souvent de générer des idées innovantes par la suite.


Dans le cas de groupes plus conséquents ou géographiquement éloignés, le distanciel permet généralement d'être plus organisé et plus efficace. Certains sprints sont également menés en combinant les deux modes de fonctionnement selon les besoins.

 

« EkkoSprint », l’application chez Ekkofin

Cette méthodologie d’un genre nouveau se base sur l’intelligence collective et permet de tirer le maximum de profit d’un processus de décision en un minimum de temps. Elle se présente comme la solution pour les entreprises qui doivent aujourd’hui faire face aux chocs répétés (Covid, guerre en Ukraine, inflation, …).



Ce monde changeant oblige les entreprises à faire preuve d’un haut degré de résilience et d'agilité, à se réinventer régulièrement et à identifier les bonnes priorités.


Au sein du cabinet Ekkofin, l'impact des missions stratégiques menées en symbiose avec le top Management de l'entreprise est déterminant pour la création de valeur entrepreneuriale de l'ensemble des protagonistes de l'entreprise (actionnaires, dirigeants, employés, fournisseurs, clients, ...).


Ekkofin a utilisé les principes fondamentaux du Design Sprint et les a adaptés suivant ses besoins sous forme d'un « Ekkosprint ».


Timing : au lieu de 5 journées entières, ce qui reste complexe à organiser avec le top Management d'une PME, nous avons mis en place une formule flexible à partir de 3 demi-journées qui permet déjà d'obtenir d'excellents résultats.


Objectifs :

  • Réaliser un audit stratégique éclair.

  • Définir les priorités à court terme.

  • Identifier les leviers de création de valeur à moyen et long terme.


Véritables sparing partners, les experts de Ekkofin facilitent le processus, challengent la stratégie et participent au processus décisionnel.


L' « EkkoSprint » permet à Ekkofin et le top Management de se tester mutuellement lors d'une première collaboration intense à haute valeur ajoutée.


La décision de démarrer un Ekkosprint est prise après un briefing et une discussion avec le top Managment lors d'une réunion « Teams ». On part généralement d'une intuition, d'une vision prospective du dirigeant ou d’une personne source de l'entreprise. On challenge, on remet en question, on propose des solutions innovantes.


La phase de préparation aux sprints est primordiale. En effet, celle-ci permet au facilitateur de préparer de manière plus ciblée les sessions, de structurer les canevas, d’accroître la fluidité du processus et surtout la qualité des solutions produites au terme des sprints.


Cette préparation en amont se traduit par l’établissement d’une « To-do » à destination des clients qui sont ainsi amenés à récolter un maximum d'informations utiles concernant le marché visé, le produit ou service cible, leur organisation interne et les données financières à disposition. Nous leur demandons également de lister les principaux freins aux développements.


Une fois le sprint lancé, Ekkofin utilise des éléments clés de la méthodologie du Design Sprint pour chaque problématique stratégique identifiée : définition claire de l'objectif à atteindre, gestion stricte du temps par le facilitateur, génération individuelle de pistes de solutions et enfin vote sur les pistes les plus créatrices de valeur.


Le processus de décision stratégique du Design Sprint appliqué aux sociétés accompagnées par Ekkofin s’articule au minimum autour de trois workshops d’une demi-journée chacun :


Workshop N°1


Le 1er workshop sert à dresser une cartographie de la PME et sélectionner les deux principales problématiques rencontrées par celle-ci. Les éléments d'informations transmis par le Management sont ainsi analysés et challengés en équipe.


Les thématiques abordées sont vastes et touchent souvent à la situation financière générale, au marketing stratégique, à l'organisation interne de l'entreprise, à sa Roadmap Produit ou à son Business Model.



Workshop N° 2 & 3


Les deux workshops suivants servent à déterminer des pistes stratégiques prioritaires à mettre en œuvre pour résoudre les problématiques majeures identifiées au 1er workshop et créer de la valeur entrepreneuriale.


 
L’ « Ekkosprint » en pratique

​Workshop N°1 : cartographie de la PME

Cas d'une start-up active dans la digitalisation du secteur de l’assurance.


Problématique


Identification des priorités stratégiques et de levée de fonds afin de réussir le passage de start-up à celui de scale-up.


Déroulement


Présentation par les entrepreneurs du métier de leur entreprise.

Clarification de la vision à 5 ans des deux entrepreneurs.

Cartographie de la chaîne de valeur de la société dans un monde complexe de la digitalisation de l’assurance.

Listing et brève analyse des problématiques rencontrées et identification de celles-ci sur la chaîne de valeur.


Résultats


Les deux problématiques principales qui ont été considérées comme clés étaient liées à la systématisation du processus commercial et à l'établissement d'une roadmap produit claire et partagée au sein de l'équipe.

Les objectifs d'une potentielle levée de fonds (timing et fonds à lever) ont également pu être identifiés.

Session thématique : Comment booster la croissance?

Cas d'un bureau de consultance spécialisé en gestion et développement de territoires.


Problématique


La trop lente croissance du chiffre d'affaires de cette « Business Unit » a été identifiée comme sujet prioritaire.

Déroulement


La session a demarré par une clarification des différents métiers de la société et l'identification des principales qualités humaines (soft et hard skills) de son équipe de consultants.


La session a ensuite permis de clarifier le processus de vente et d'identifier les principaux points bloquant la croissance.

L'équipe a généré de nombreuses pistes de solutions qui ont ensuite été classées selon leur potentiel d'effet de croissance ainsi que sur l'effort qu'elles requièrent.


Résultats


Des actions concrètes de "quick wins" à mettre en oeuvre immédiatement pour booster le pipeline de prospection et augmenter le taux de conversion. Des actions stratégiques à plus long terme ont également été identifiées.



​Session thématique : Stratégie de développement produit

Cas d'une scale-up active dans le secteur de l'énergie.


Problématique


Affiner la stratégie digitale et les priorités dans le développement des produits d'une société en forte croissance.


Déroulement


Ce workshop a démarré par une mise en évidence des forces et faiblesses principales des deux produits phares de la société.


La session s'est poursuivie avec une identification des pistes d'évolution produit sur base d'une approche « Start, Stop, More ». L'idée est d'identifier les éléments qu'il faut renforcer dans chaque produit (« More »), ceux qu'il faut éventuellement arrêter d'offrir (« Stop ») et ce qu'il conviendrait d'ajouter dans l'offre (« Start »).

Une priorisation a ensuite été effectuée sur base d'une estimation de l'effort et de l'impact positif pour la société.


Résultats


Un top 10 d'actions pratiques à mettre en oeuvre a enfin été établi pour permettre à la société de maximiser ses résultats rapidement.


 



Les sessions de Sprint sont extrêmement enrichissantes d'un point de vue stratégique mais aussi humain. Ce processus mis en oeuvre dans une atmosphère positive et décontractée permet non seulement d'identifier et planifier les actions stratégiques à mettre en oeuvre mais il permet aussi de nous former aux mécanismes d'intelligence collective et à en tirer des bénéfices importants : productivité, créativité et niveau d’implication. 

Antoine De Beys, Co-fondateur Insurgate


 

Conclusion

« Tous seuls ensemble »


Le processus implique un travail individuel d’une part et une mise en commun par la suite. De cette manière, les meilleures solutions naissent d’idées étudiées en profondeur individuellement puis sélectionnées en groupe.


« Du concret plutôt que des débats »


Il est important que le facilitateur s’assure que les discussions entre les participants restent en lien direct avec le sujet abordé, de manière à éviter les discussions et débats non productifs.



« Avancer plutôt que chercher la solution parfaite »


Il est primordial pour le bon déroulement du sprint que le facilitateur assure le respect du timing. Ainsi, il faut parfois accepter de passer au sujet suivant sans avoir trouvé la solution parfaite à la problématique précédente.



« Ne pas tout miser sur la créativité »


Le succès du design sprint ne dépend pas de la créativité des participants et ne doit pas forcément se dérouler dans un environnement propice à celle-ci. La structure du sprint et sa méthodologie font naître de la créativité chez chacun d’eux de manière naturelle.


 

Source

The Design Sprint (Google Ventures) :

https://www.gv.com/sprint/.

Stop brainstorming, start sprinting (The Sprint Book) :

https://www.thesprintbook.com/articles/stop-brainstorming-start-sprinting.

Capsule “What is a design sprint ?” (A&J Smart) :

https://aj-smart.teachable.com/courses/design-sprint-masterclass/lectures/5148836.


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